外贸新人必懂的外贸进出口贸易流程,外贸业务操作流程

进入外贸行业的门槛虽然不高,基本上是在英文或者某一领域的小语种能做到沟通无障碍就可以。但是这仅仅是门槛,并不是说达到门槛就能做到好。

作为一个外贸新人,还需要了解很多的外贸基础理论知识,还有更为重要的就是整套的外贸操作流程。

 外贸新人必懂的外贸进出口贸易流程,外贸业务操作流程

客户查询:

一般客户在下采购订单之前,首先会有相关订单询价给业务部门,从而了解和沟通一些细节。

报价:

业务部门应及时回复客户的询问,确定货物的名称、制造商、型号、数量、交货日期、付款方式、包装规格、柜型,并通过形式发票向客户正式报价。

获得订单:

经过协商,收到了客户的正式采购订单。

确认交货日期:

收到客户订单确认后,口头告知工厂订单详情,要求工厂安排生产计划,回复交货期。

业务审批:

业务部门接到订单后,首先制作业务审核单审核表应由业务员签字,部门经理批准,然后提交管理人员审批后才能执行。如果金额较大,或者有预付款、佣金等条款,必须经公司总经理批准。合同批准后,制作销售订单,交给部门流程人员跟进。

发布生产通知:

业务部门确定交货日期后,如果满足条件,可以发出生产通知单通知工厂按时生产。

检查:

7.1交货日期前一周,应通知公司检验员检验货物。

7.2如果客人希望自己或指定的检验员检验货物,应在交货日期前一周与客户预约检验货物,并将检验日期通知企划部。

7.3如客人指定第三方检验公司或公正的银行验货,应在交货期前两周联系检验公司,预约检验时间,务必安排在交货期前,确认后通知工厂检验时间。

外贸新人必懂的外贸进出口贸易流程,外贸业务操作流程

商品检验:

如果是国家法定商检产品,在向工厂订货时,要说明商检要求,并提供商检所需的出口合同、发票等材料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸,以便工厂办理商检。注意你要在发货前一周拿到商检换货证书。

租船订舱:

如果与客人签订的合同是FOB中国,通常客人会指定运输代理或船公司。这时候你要尽快联系货代,告知发货意向,了解要安排的出口口岸,船期等。

并确认是否能在开航日期前至少一周从工厂交货,以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。注意,书面订舱通知(ING ORDER)要在交货日期前两周发给货运公司,订舱纸一般可以在开航前一周拿到。

如果运费由卖方支付,应尽快向船公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等。经过比较,选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司,并告诉业务员通知客人。

如果客人不同意,选择另一家客人认可的船公司。注意,开航前两周书面定仓,程序同上。

委托报关:

同时将报关所需单证交给合作报关行,委托出口报关和商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。

在托运报关的时候,你要提供一个集装箱装载信息,包括装载的货物和数量,港口,船公司,订舱号,集装箱号,船舶的开、关时间,拖车公司,集装箱类型和数量,我公司的联系人和电话等。

获取运输文件:

最迟在装船后两天内,应将提单的补充内容传真给船公司或货代。根据信用证或客人的要求补料,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求,包括船公司随提单出具的装船证明。

督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后,以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认,先将提单样本传真给客人,确认后再要求船公司出示正本。

及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输单据。注意运费的支付要登记。

信用证收汇:

如采用信用证收汇,应在规定的交单时间内准备好所有单据,并严格审核单据,确保无误后,再提交银行议付。

如采用电汇方式收汇,在取得提单后立即传真提单给客人付款,确认收到余款后再将提单正本等单据寄给客人。

如果T/T收汇,要求先收全款才能做柜面,柜面收汇后要拖走,收到提单后可立即将正本提单寄给客人。

商业登记:

每一笔出口业务完成后都要及时登记,包括电脑登记和书面登记,以便以后查询和统计。

收集信息:

跟单文员要注意收集运价变化、出货日期、航线等信息。平时以此为业务员报价提供帮助。

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